O desenvolvimento de tecnologia aplicada aos Recursos Humanos está a tornar-se cada vez mais rápido. As mudanças são de tal magnitude que não passam despercebidas aos gestores de RH. Dois em cada três concordam que estão a passar por uma transformação digital. Além disso, 49% das empresas investiram em programas de gestão do capital humano.
Embora os números sejam promissores, ainda há muito trabalho a ser feito. Afinal, apenas metade das empresas utiliza software relacionado com os RH, o que cria alguns problemas. Estes manifestam-se sob a forma de sinais que podem surgir em diferentes processos e que indicam que é altura de dar o salto e que a empresa precisa de implementar um software de RH.
Para começar a compreender a magnitude do problema, existem cinco sinais comuns que afetam a maioria das empresas.
1. Dados descentralizados
Há várias razões para que os dados permaneçam descentralizados. Uma delas é o crescimento da própria empresa, que acaba por ter vários locais e filiais. Cada uma delas armazena a sua informação separadamente, o que dificulta a colaboração.
Além disso, se não existirem normas e políticas claras para a gestão de dados, serão utilizados sistemas heterogéneos para o armazenamento. Até os departamentos podem atuar independentemente uns dos outros. No final, a organização sofre por não ser capaz de partilhar informações essenciais, não ser capaz de as analisar e não ser capaz de as processar de forma complexa.
Uma solução de RH centraliza as informações numa única base de dados alojada na nuvem. Desta forma, todos os locais e departamentos têm acesso fácil a todos os relatórios ou dados e a capacidade de os partilhar sem obstáculos.
2. Transcrição de informação
Tornou-se comum a necessidade de transcrever as informações da empresa, tais como os dados relativos aos trabalhadores. Na ausência dos meios necessários, recorre-se a processos manuais, baseados em papel. Imprime-se todo o tipo de documentos para transcrever a informação de um formato para outro.
Naturalmente, o risco de erros aumenta. Pode acontecer por exemplo, de se elaborarem relatórios de controle das horas de entrada e de saída, retirando dados manuscritos de vários documentos. Estes são depois introduzidos numa folha de Excel para criar tabelas e gráficos, o que complica desnecessariamente o processo.
O software simplifica todo o trabalho, uma vez que grande parte do mesmo é automatizado. O programa gera, recolhe e descarrega os dados em todos os tipos de relatórios. Além disso, oferece uma ampla margem de personalização para controlar cada área.
3. Assinaturas de documentos físicos
A assinatura de documentos é talvez uma das tarefas mais comuns. Quando se contrata um novo empregado, é necessário que ele ou ela assine várias vezes. Para tal, é necessário que a pessoa se desloque aos escritórios da empresa e se realize uma pequena reunião. Normalmente não demora muito tempo, mas não é o método mais eficiente e cómodo.
Se a empresa contratar pessoas de outras comunidades autónomas ou do estrangeiro, terá de enviar os documentos para a sede mais próxima ou para o domicílio do novo trabalhador. Na pior das hipóteses, o trabalhador terá de se deslocar.
Felizmente, a tecnologia resolveu o problema e é possível assinar digitalmente vários tipos de documentos (contratos, atas, aumentos salariais, etc.). Também são oferecidos vários modos, alertas de receção e leitura, métodos de autenticação da pessoa e o processo é efetuado a partir de qualquer dispositivo.
4. Os lembretes de que um processo foi concluído não são utilizados
Pode parecer que não é relevante utilizar lembretes, mas a realidade é bem diferente. Quando um departamento de RH é grande, terá de efetuar inúmeros processos, uma vez que as suas responsabilidades abrangem várias áreas. Ao não definir lembretes, ocorrem sobreposições, erros e esquecimentos.
A ausência de alertas significa que o serviço se esquece de comunicar que uma licença foi aprovada, o que dá origem a mal-entendidos. O serviço não avisa a pessoa responsável pela equipa a que o trabalhador pertence, o que leva a um aumento súbito do volume de trabalho. Outro exemplo é a atribuição de entrevistas e a sua comunicação aos candidatos, uma tarefa que é adiada porque não é distribuída corretamente.
O software de recursos humanos oferece uma ajuda fundamental: os fluxos de trabalho. Estes automatizam a gestão dos pedidos e a sua aprovação, bem como os alertas em caso de incidente. Se um colaborador não se registar, receberá vários avisos e o seu gestor terá conhecimento da situação.
5. Utilização de uma multiplicidade de ferramentas
Dada a abundância de soluções digitais, não é raro cair em excessos. Pensa-se que, ao utilizar várias ferramentas, todas as necessidades da empresa estão cobertas e não se perde nenhuma informação importante. No entanto, o sinal está a enviar uma mensagem clara: falta eficiência.
A utilização de várias ferramentas conduz a incompatibilidades, a dados dispersos e a uma segurança mais fraca. Além disso, nem toda a informação gerada é partilhada e, para gerir cada plataforma, é necessário adquirir uma ferramenta que, pelo menos, centralize o acesso às outras. No final, acaba por ficar com uma solução aquém do ideal, que aumenta os custos operacionais e causa mais problemas do que resolve.
Um bom software de RH tem vários módulos que cobrem as principais tarefas do departamento. É possível realizar processos de recrutamento e seleção, controle de assiduidade, gestão de pessoal e muito mais a partir de uma única plataforma. E dado o seu design e personalização, cada empresa pode manter apenas as funções de que necessita.
Quando alguns destes sinais são detectados, é provável que a organização necessite de utilizar um software de RH para otimizar os seus processos de rotina e a gestão de talentos. Mas há muitos outros a que se deve estar atento e que podem conduzir a problemas graves.
Na Bizneo HR, criamos um guia onde analisamos em profundidade 20 sinais que indicam, inequivocamente, que deve utilizar um software de RH. Se está a pensar em dar o salto, mas ainda não se decidiu, descarregue o guia para ter a certeza!