A etiqueta das reuniões virtuais: 10 dicas

Nestes tempos de isolamento social, ocorre uma ampliação significativa de arranjos de teletrabalho (e não só do trabalho remoto ocasional) e, com isso, algumas práticas ganham ainda mais importância.

O que se entende por princípios básicos de civilidade e educação em reuniões presenciais tem de ser adaptados quando os encontros profissionais são realizados por meio de ferramentas eletrônicas. Se não observarmos esses princípios, o risco de incorrer em mal-entendidos e outras falhas de comunicação, estresse desnecessário e consequente queda na produtividade será muito maior.

Dez dicas importantes para quem não estava habituado a se comunicar predominantemente em ambientes virtuais:

1. Respeite os horários de trabalho

Para marcar uma reunião virtual, leve em conta os horários de trabalho da equipe, respeitando as diferenças de fuso horário, se o caso. Lembre-se que as pessoas estão se organizando para cumprir uma nova rotina; portanto, deve-se atentar para não ultrapassar o que fora acordado em termos de carga horária.

2. Envie os documentos necessários antes do início da reunião

Sempre que for necessário aos participantes discutir materiais/documentos, envie-os tempestivamente, de forma a permitir que todos tenham acesso aos dados e tempo de se preparar. Isso evitará explanações preliminares, economizando tempo e facilitando tomadas de decisão.

3. Teste os softwares/aplicativos com antecedência

Ao liderar uma tele/vídeo conferência, teste a plataforma a ser utilizada com antecedência, e assegure-se de que todos os participantes tenham as informações de acesso corretas e em tempo hábil, principalmente se for necessário baixar um novo programa.

4. Evite atrasos

Participantes devem também realizar o login alguns minutos antes da hora indicada, a fim de permitir que eventuais falhas de conexão ou acesso sejam reparadas a tempo e não atrasem o início da conversa.

5. Cumprimente e agradeça

Ao iniciar a reunião, quem a lidera deve cumprimentar os participantes e brevemente agradecer a presença de todos. Se o grupo for grande, não é necessário mencionar cada um por nome, considerando a utilização de plataforma que mostre quem está online. É importante que tanto quem organiza como quem participa respeitem o tempo de cada um para falar. Interrupções causam ainda mais confusão quando não estamos cara a cara.

6. Escolha bem sua estação de trabalho

Participar de uma reunião virtual a partir de um espaço separado de outras pessoas e atividades da casa ajudará a eliminar distrações e concentrar-se no objeto da discussão. Não seja aquela pessoa que, ao ser instada a falar, percebe que havia parado de prestar atenção na conversa há mais de cinco minutos.

7. Deixe o microfone e o celular no “mudo”

Os participantes devem colocar seus dispositivos (microfones e celulares) no modo “mudo” sempre que não estiverem falando, a fim de minimizar os ruídos de fundo.  Estamos vivendo um período em que famílias inteiras estão em casa, e nem sempre será possível eliminar os barulhos da atividade doméstica por completo.

8. Faça uso correto da webcam

Ao usar a câmera, ajuste o ângulo a fim de que os outros participantes vejam seu rosto centralizado, permitindo a todos testemunhar sua expressão facial. Tenha cuidado para não expor a privacidade de sua família: avise a todos que está entrando em reunião, e quem se aproximar poderá aparecer em vídeo para um grupo de pessoas.

9. Mantenha a boa aparência

Em videoconferências, é importante manter a aparência asseada e profissional. Cabelos desalinhados, uma camisa manchada ou amarrotada ou um pedacinho de alface no dente chamarão a atenção, causando distrações em um momento em que a concentração é crucial. Já pensou uma conversa paralela se formar no IM interno para falar da roupa do chefe?

10. Seja tolerante

Caso haja uma interrupção inesperada na conexão ou em virtude de ruídos involuntariamente vindos do ambiente de algum participante, o ideal é manter a calma, ser tolerante e gentilmente oferecer auxílio para corrigir o problema.

Importante: Lembre-se que a maioria dos participantes está vivendo uma rotina de maior tensão e de exposição aumentada a interações eletrônicas. Permita-se rir, tenha paciência; esteja atento e seja solidário aos que sofrem um impacto mais significativo com essas mudanças.